Det skal være på plads
- Kundens Uniconta-regnskab.
- En separat bruger til AI-platformen - ikke en medarbejders personlige login. Så kan adgangen spærres eller skiftes uden at påvirke andre. En ekstra bruger kan koste en brugerlicens hos Uniconta.
- Ingen API-nøgle fra Uniconta er nødvendig.
1. Opret kunden i portalen
1
KonsulentLog ind i AI-portalen som Admin og gå til Opsætning → Forbindelser.
2
KonsulentKlik + Tilføj kunde, skriv kundens firmanavn og vælg ERP-system Uniconta.
3
KonsulentSæt kun flueben i Testdata, hvis det er et test- eller prøveregnskab med fiktive data. Rigtige kunders data må kun behandles med EU-AI'en.
4
KonsulentKlik Opret og forbind. Forbindelsespanelet åbner - fortsæt med afsnit 3.
2. Kunden opretter platformens bruger
1
KundenOpret en ny Uniconta-bruger, fx
ai-platform@kundensdomæne.dk, med en stærk adgangskode.2
KundenGiv brugeren adgang til regnskabet (firmaet) under brugeradministrationen i Uniconta. Til Læs + Kladde er en almindelig bogholderprofil nok.
3
KundenSend brugernavn og adgangskode sikkert til Fourtec - aldrig i almindelig mail - eller indtast dem selv sammen med konsulenten.
3. Forbind i portalen
1
KonsulentIndtast Brugernavn og Adgangskode og klik Hent regnskaber.
2
KonsulentVælg kundens regnskab (navn og firma-id) og klik Forbind. Portalen åbner regnskabet og læser kontoplanen, før noget gemmes.
Hvad kan assistenten?
| Funktion | Uniconta |
|---|---|
| Saldobalance, kontoplan og posteringer | Ja |
| Åbne poster hos kunder og leverandører | Ja |
| Momskontrol (momsgrundlag) | Nej |
| Slå alt andet op i regnskabet (kun læsning) | Ja |
| Oprette kladder og stamdata via kort, du bekræfter | Ja |
| Bogføre fra portalen (kun platformens eget regnskab) | Ja |
| Kladdeforslag til Godkendelser (bank, løn, bilag) | Nej |
| Lønfil til kladde | Nej |
| Bankafstemning ud fra bankfil | Nej |
| Leverandørfakturaer fra indbakken | Nej |
| Salgsfakturaer som kladde | Nej |
| Afstemning af leverandørens kontoudtog | Nej |
| Årsafslutning og revisorpakke | Nej |
Kladder lægges som linjer i en kassekladde i Uniconta (typisk Dag), hvor bogholderen ser, retter og bogfører dem. Direkte bogføring prøvebogføres altid i Uniconta først.
Adgange og sikkerhed
Hver kunde har tre adgange, som en Admin styrer i kolonnen Adgang på Forbindelser:
- Læs - altid slået til. Assistenten kan slå op og analysere, men ikke ændre noget.
- Kladde - assistenten kan foreslå kladder og stamdata. Intet sendes til regnskabet, før en bruger med rollen Bookkeeper har bekræftet kortet.
- Bogfør - kun for platformens eget regnskab (driftsselskabet selv). Kræver rollen Approver, en bekræftelse pr. bilag, og at bogføring er slået til i miljøet. Bogføring kan ikke fortrydes.
Start altid med Læs + Kladde. Bogholderen ser kladderne i kundens eget system og bogfører dem selv - på den måde er der altid et menneske mellem AI'en og regnskabet.
Adgangsoplysninger (nøgler, tokens, adgangskoder) gemmes krypteret og vises aldrig igen - heller ikke for Admins. Skal de skiftes, forbinder man blot igen.
Typiske fejl
- "Uniconta afviste brugernavn eller adgangskode" - adgangskoden er skiftet, eller brugeren er spærret. Forbind igen med de nye oplysninger.
- Brugeren har ikke adgang til nogen regnskaber - giv brugeren adgang til firmaet i Uniconta.
- "En konto, kunde eller leverandør findes ikke" - kortet er afvist ved prøvebogføringen; intet er bogført.
Skift eller afbryd forbindelsen
1
KonsulentForbindelser → kundens række → Skift for at forbinde til et andet regnskab eller med nye oplysninger. Den gamle adgang slettes automatisk, når den nye virker.
2
KonsulentAfbryd fjerner forbindelsen og de gemte adgangsoplysninger fra platformen. Kunden og samtalerne bevares.
3
KundenKan spærre eller slette platformens bruger i Uniconta eller skifte dens adgangskode. Så stopper adgangen med det samme.