Det skal være på plads
- Kundens Billy-regnskab (også prøveregnskaber virker).
- En bruger hos kunden, der må oprette adgangsnøgler (typisk ejeren).
1. Opret kunden i portalen
1
KonsulentLog ind i AI-portalen som Admin og gå til Opsætning → Forbindelser.
2
KonsulentKlik + Tilføj kunde, skriv kundens firmanavn og vælg ERP-system Billy.
3
KonsulentSæt kun flueben i Testdata, hvis det er et test- eller prøveregnskab med fiktive data. Rigtige kunders data må kun behandles med EU-AI'en.
4
KonsulentKlik Opret og forbind. Forbindelsespanelet åbner - fortsæt med afsnit 3.
2. Kunden opretter en adgangsnøgle
1
KundenLog ind på Billy og gå til Indstillinger → Adgangsnøgler (på engelsk *Access tokens*).
2
KundenKlik Opret adgangsnøgle, giv den et genkendeligt navn, fx AI-platform og kopier nøglen.
3
KundenSend nøglen sikkert til Fourtec - aldrig i almindelig mail - eller indsæt den selv sammen med konsulenten.
Billys adgangsnøgler udløber ikke. Derfor gemmes nøglen krypteret og vises aldrig igen, og kunden kan altid slette den i Billy for at lukke adgangen.
3. Forbind i portalen
1
KonsulentIndsæt nøglen i feltet Adgangsnøgle og klik Forbind. Portalen henter regnskabets navn og kontoplan, før nøglen gemmes.
Hvad kan assistenten?
| Funktion | Billy |
|---|---|
| Saldobalance, kontoplan og posteringer | Ja |
| Åbne poster hos kunder og leverandører | Ja |
| Momskontrol (momsgrundlag) | Nej |
| Slå alt andet op i regnskabet (kun læsning) | Ja |
| Oprette kladder og stamdata via kort, du bekræfter | Ja |
| Bogføre fra portalen (kun platformens eget regnskab) | Ja |
| Kladdeforslag til Godkendelser (bank, løn, bilag) | Nej |
| Lønfil til kladde | Nej |
| Bankafstemning ud fra bankfil | Nej |
| Leverandørfakturaer fra indbakken | Nej |
| Salgsfakturaer som kladde | Nej |
| Afstemning af leverandørens kontoudtog | Nej |
| Årsafslutning og revisorpakke | Nej |
Kladder lægges som bilag i Billys kassekladde, hvor bogholderen ser, retter og bogfører dem. Assistenten bruger kontonumre og momskoder (fx K og S), og Platformen tjekker, at de findes, før kortet vises.
Adgange og sikkerhed
Hver kunde har tre adgange, som en Admin styrer i kolonnen Adgang på Forbindelser:
- Læs - altid slået til. Assistenten kan slå op og analysere, men ikke ændre noget.
- Kladde - assistenten kan foreslå kladder og stamdata. Intet sendes til regnskabet, før en bruger med rollen Bookkeeper har bekræftet kortet.
- Bogfør - kun for platformens eget regnskab (driftsselskabet selv). Kræver rollen Approver, en bekræftelse pr. bilag, og at bogføring er slået til i miljøet. Bogføring kan ikke fortrydes.
Start altid med Læs + Kladde. Bogholderen ser kladderne i kundens eget system og bogfører dem selv - på den måde er der altid et menneske mellem AI'en og regnskabet.
Adgangsoplysninger (nøgler, tokens, adgangskoder) gemmes krypteret og vises aldrig igen - heller ikke for Admins. Skal de skiftes, forbinder man blot igen.
Typiske fejl
- "Billy afviste adgangsnøglen" - nøglen er slettet eller kopieret forkert. Opret en ny og forbind igen.
- "Konto … findes ikke" / "Momskode … findes ikke" - kortet er ikke oprettet; ret konto eller momskode.
Skift eller afbryd forbindelsen
1
KonsulentForbindelser → kundens række → Skift for at forbinde til et andet regnskab eller med nye oplysninger. Den gamle adgang slettes automatisk, når den nye virker.
2
KonsulentAfbryd fjerner forbindelsen og de gemte adgangsoplysninger fra platformen. Kunden og samtalerne bevares.
3
KundenKan slette adgangsnøglen under Indstillinger → Adgangsnøgler. Så stopper adgangen med det samme.